Независимо от того, работаете вы в офисе или дома, день вы, скорее всего, начинаете с проверки электронной почты. Исследования показывают, что в среднем человек тратит на проверку почты и ответы на письма 12 часов в неделю. Подумайте, ведь это целых полтора рабочих дня! Нельзя ли сократить это время и потратить его на что-то более полезное?
Появление интернета открыло для нас огромные возможности, но вместе с тем доступность связи и обилие информации буквально пожирают наше время. За день нам обычно приходит масса писем, причем далеко не все они содержат действительно важные для нас сведения. Если спам мы чаще всего сразу отправляем в корзину, то различные тематические рассылки, как правило, хотя бы просматриваем. И нередко "зависаем" на каких-то сайтах и статьях, которые упоминаются в них. В результате мы попросту не замечаем, как бежит время, и очень скоро оказывается, что прошел час, а мы все еще не закончили читать почту…
В течение дня мы не можем удержаться от искушения проверять почту снова и снова. И каждый раз приходит несколько писем, которые мы вынуждены читать или просматривать. Это затормаживает нашу работу, и впоследствии нам нелегко вернуться к прежним задачам. Поэтому умение обращаться с электронной почтой и интернетом сегодня является важной частью тайм-менеджмента — искусства управления временем.
Если ваша работа не предусматривает постоянного нахождения на связи, выделите специальное время для чтения почты: допустим, в 10 утра и в три часа дня. Этого, как правило, достаточно, чтобы не пропустить важное сообщение. Лучше всего настроить почтовые агенты таким образом, чтобы они не оповещали вас автоматически о приеме почты — иначе вы постоянно станете отвлекаться на письма вместо того, чтобы заниматься работой или другими важными делами.
Получив почту, отсортируйте ее, "отложив" те письма, которые требуют ответа, или письма с нужными ссылками. Вернуться к ним вы сможете позже в установленное время. Конечно, бывают сообщения, которые требуют немедленного ответа, но если срочный ответ не требуется, вполне можно с этим подождать.
Заведите отдельные ящики для деловой и личной почты. Это позволит не зависать в Сети, "плавая" по ссылкам ваших френдов в соцсетях. Личную почту вообще достаточно проверять раз в день, лучше вечером, когда вы находитесь дома.
Подписывайтесь только на те тематические рассылки, которые вам действительно интересны и полезны. В Сети много всего, и если читать все, что попадается на глаза, то придется заниматься этим целый день вместо работы. Так, существует очень много кулинарных и психологических рассылок, рассылок на "женские" темы. Достаточно подписаться на одну-две рассылки каждой категории, чтобы удовлетворять свою потребность в информации. Периодически следует проводить "ревизию" и отписываться от "лишних" рассылок, чтение которых отнимает у вас слишком много времени.
Попросите знакомых и деловых партнеров в случае, если требуется срочно связаться с вами, звонить по телефону или скайпу или писать в "аську", а не на электронную почту. Это избавит их от длительного ожидания ответа.
Если вам надо срочно выйти с кем-то на связь, тоже лучше воспользоваться способом, отличным от электронной почты. Иначе вы будете без конца, волнуясь, проверять почтовый ящик в ожидании письма, а это будет мешать продуктивной работе, да и нервную систему расшатывает.
Если вы пишете кому-то письмо, старайтесь не растекаться мыслью по древу. Для этого существуют блоги. Пишите четко, коротко и ясно, чтобы не отнимать времени у адресата. Коль вам уж очень хочется поделиться какими-то вещами, договоритесь созвониться с человеком в свободное время.
Не тратьте слишком много времени на личную переписку или общение в Сети с друзьями, если в данное время вы работаете. Даже если вас заинтересовал пост вашей подруги в Живом Журнале, вовсе не обязательно тут же давать на него комментарий: сделайте это на досуге. Кроме того, договоритесь, чтобы вас не беспокоили в рабочее время по личным вопросам. Порой после того, как вы на это отвлеклись, просто невозможно сразу вернуться к работе.
Помните, что делу время, а всему остальному — час. Тогда вы действительно научитесь распределять ваше время, не отвлекаясь на второстепенные вещи.
Читайте также:
Как смягчить послеотпускной синдром?
